Dla większości z nas poczta elektroniczna to połączenie tyrana, smyczy i narkotyku w jednym. Jednak wystarczy godzina, by przywrócić mailom właściwe miejsce w Twoim życiu i zająć się tym, co naprawdę ważne.

Streszczenie

• Uwierz w Gmail i przenieś tam wszystkie swoje skrzynki mailowe. Google poświęciło lata na stworzenie zaawansowanej sztucznej inteligencji, która daleko wyprzedza proste filtry „zwykłych” programów pocztowych, powszechnie używanych na co dzień (aż szkoda, że nie płacą mi za ten wpis prowizji).
• Umieść w Gmail wszystkie swoje dotychczasowe adresy pocztowe. Gmail pozwala Ci łatwo odbierać i wysyłać pocztę z innych serwisów z zachowaniem dotychczasowych adresów mailowych – czyli nie musisz używać adresu z com (!).
• Oznaczaj maile ”etykietami”, które sam/sama wymyślisz w miarę napływania nowych maili. Gmail sam oznaczy nimi odtąd inne maile, dotyczące podobnych spraw. Pozwoli Ci je też potem bardzo łatwo odnajdywać i porządkować – to w końcu najpotężniejsza wyszukiwarka na świecie.
• Zainstaluj aplikacje Gmail na wszystkich swoich komputerach i urządzeniach mobilnych. Dzięki temu Twoje maile będą zawsze i wszędzie aktualne. Mail przeczytany na jednym urządzeniu będzie już przeczytany na pozostałych, a wiadomość zaczętą na jednym dokończysz na innym – nawet na komputerze znajomego albo w kawiarni internetowej.
• Sprawdzaj pocztę, kiedy chcesz, ale odpowiadaj na nią tylko 2 razy dziennie. Dzięki aplikacji mobilnej sprawdzisz pocztę nawet wychodząc do toalety. Jednak jeśli postanowisz odpowiadać na maile tylko 2 razy dziennie, zaoszczędzisz mnóstwo czasu i energii, a wszystko pójdzie sprawniej.

Całość

Zostaw powstrzymanie codziennego naporu maili potężniejszym od siebie

Początek mojej zawodowej kariery przypadał na czas PRZED pocztą elektroniczną, czyli mailem. Najbardziej zaawansowanym urządzeniem do korespondencji na co dzień był wtedy fax, który za pośrednictwem zwykłej linii telefonicznej przesyłał obraz dokumentu – nadawało się skan w jednym miejscu, a drukowało go w drugim. Pamiętam, że ogromne wrażenie zrobił na mnie wtedy odręczny podpis mojego szefa z Chicago, złożony parę minut wcześniej na drugim końcu świata.

Fax wymagał użycia papieru, co ograniczało objętość korespondencji i liczbę jej odbiorców. Dzisiaj już tych ograniczeń nie ma. Roboty mailingowe wysyłają maile tysiącom ludzi, także tym, którzy wcale nie chcą ich dostawać. Jednocześnie jednak w tej powodzi słów i obrazów są takie, których nie chcesz przegapić. Przez lata przećwiczyłem pewnie większość sposobów na sprawne zarządzanie tym zalewem informacji. Wreszcie odkryłem Gmaila.

Pierwszym sprawnym ekosystemem narzędzi do codziennej pracy były urządzenia Apple. Synchronizacja np. muzyki na różnych urządzeniach była w swoim czasie rewolucją. Google było wtedy raczkującą wyszukiwarką, wcale nie najpowszechniejszą, a pierwsze przymiarki do ich pełnego ekosystemu nastąpiły dopiero lata później, gdy głównym medium społecznościowym już od dawna był Facebook i wydawało się, że już nikt go nie doścignie. Mawiano wtedy, że nowy Google+ jest idealny dla introwertyków, bo nikogo znajomego na pewno tam się spotka 🙂

To już historia, a konsekwencja Google w budowaniu globalnego systemu informacji jest dziś oczywista dla każdego, kto np. na swoim telefonie szuka restauracji, od razu znajdując jej adres, telefon, witrynę internetową, a nawet opinie klientów, możliwość rezerwacji online i oczywiście obraz samego miejsca wewnątrz, na zewnątrz itp. itd. Do tego Google już testuje autonomiczny samochód bez kierowcy i prowadzi jedne z najbardziej zaawansowanych prac nad sztuczną inteligencją.

Potrzeba matką wynalazku – jak prosto powstrzymać maile, nie tracąc nad nimi naprawdę kontroli

Właśnie ta sztuczna inteligencja jest dziś częścią infrastruktury Gmail. Dlatego prościutki w obsłudze interfejs serwisu kryje w sobie niesamowite możliwości. Wyszukiwanie jest tylko jedną z nich i wcale nie najważniejszą.

Od lat szukałem sposobu na sprawną obsługę maili na co dzień bez spędzania nad nimi mnóstwa czasu, ale też bez ryzyka, że coś ważnego mi umknie. Początkowo pomagały filtry programów pocztowych. Jednak spamerzy też nie stoją w miejscu. Od jakiegoś czasu coraz więcej czasu zajmowało mi samo przesiewanie śmieci, aby odnaleźć wiadomości naprawdę przeznaczone dla mnie, nie mówiąc o zajęciu się tymi, które wymagały dalszych kroków.

Problem spotęgowało korzystanie z maila na urządzeniach mobilnych. Dopiero co przejrzałem pocztę na komputerze, aby po kilku godzinach widzieć na telefonie komunikat: „pobieram 720 wiadomości” – i znowu przekopywać się przez tony tego, co już widziałem.

Albo miałem ogarnięte maile i nie było już czasu na nic innego, albo zajmowałem się ważnymi sprawami, a maile przelatywały między palcami lub puchły w folderze nieprzeczytane.

Wiedziałem, że rozwiązaniem byłaby oczywiście poczta przeglądarkowa, ale tego typu poczty są naprawdę wolne, nie da się w nich prosto zarządzać wiadomościami i mają bardzo ograniczone możliwości filtrowania, katalogowania itp. Wyjątkiem okazał się dopiero Gmail.

Konto gmailowe mam od zawsze, ale dotąd używałem go tylko do zamawiania zakupów w internecie. Widywałem reklamy Gmail dla firm, ale nie chciało mi się tego bliżej sprawdzać, bo nie zdawałem sobie sprawy, jaki to postęp.

Ostatnio wymieniłem 2 komputery na nowe i potrzebowałem na nich zainstalować swoją firmową pocztę. Ściągnąłem Outlooka i zaczęło się pobieranie gigabajtów wiadomości… Po całej nocy rano miałem dopiero 60% poczty, chaos na ekranie i łącze internetowe przytkane tysiącami wiadomości, które już tyle razy widziałem. Nie wyobrażałem sobie przechodzenia tego samego z następnym komputerem.

Jak często bywa w życiu, desperacja to najlepsza motywacja. Po godzinie wiedziałem już sporo o tym, jak działa Gmail, a po następnej miałem już skonfigurowane wszystkie firmowe i prywatne skrzynki. Co najpiękniejsze, po raz pierwszy od bardzo dawna w mojej poczcie nie zobaczyłem w ogóle spamu – Gmail odsiał go niezwykle sprawnie i cały przerzucił do katalogu Spam.

Mieć ciastko i zjeść ciastko – cud życia bez spamu

Następnym krokiem było zajrzeć do telefonu, tabletu i innych urządzeń, gdzie od dawna miałem zainstalowanego Gmaila, aby przekonać się, co się tam dzieje. Czułem się, jak wiele lat temu, kiedy pierwszy raz trzymałem w rękach kalkulator elektroniczny i za każdym razem nie dowierzałem, czy tym razem też dwa razy dwa będzie cztery.

Okazało się, że maile przeczytane wcześniej na komputerze już mi się więcej nie pokazują. Przeczytane są w przeczytanych, skatalogowane – w odpowiednich katalogach, a testowy draft, który zacząłem na komputerze, czeka na dokończenie w telefonie i w tablecie. Wszystko, co zdążyłem już oznaczyć „etykietami”, czyli nazwami projektów, tematów itp., łatwo dostępne w przejrzystych wirtualnych folderach. Zero spamu – od dawna nie miałem takiego poczucia komfortu, zaglądając do maila. Są tylko wiadomości dla mnie, a nie jakieś setki bzdur.

Kiedy już poczytasz w Ustawieniach Gmaila, jak korzystać z „etykiet”, nie próbuj oznaczać wszystkich tysięcy maili, jakie masz w skrzynce, bo Ci życia nie starczy. Oznacz tylko najnowsze, na przykład, z dzisiaj albo z bieżącego tygodnia. Spraw, które prowadzisz mailowo jest pewnie nie więcej niż 15-20. Jeśli przez kilka dnia będziesz oznaczać (jedno kliknięcie) wszystkie ważne nadchodzące maile, do tygodnia wszystkie nowe maile będą już trafiać we właściwe dla siebie miejsca, skąd zawsze łatwo je wyciągniesz.

Od jakiegoś czasu praktykowałem zasadę zaglądania do maili tylko dwa razy dziennie: w południe i o 16:00. Dzięki temu przekopywanie się przez spam i odhaczanie „przeczytane” po kilka razy na różnych urządzeniach przynajmniej nie rozbijało mi całego dnia. Teraz z ciekawości zacząłem sprawdzać maile w różnych wolnych chwilach – żeby zobaczyć, czy dalej będzie tak czysto i porządnie. Jest! Nadal zero spamu. Co przeczytam raz, pozostaje „przeczytane”, co zacząłem pisać, czeka na dokończenie tam, gdzie mogę się tym zająć.

Teraz nadal czytam maile tylko dwa razy dziennie, ale już jestem na bieżąco – nie obawiam się zajrzeć do nich na chwilę, czekając na windę, bo wiem, że w skrzynce są tylko wiadomości, które powinienem otrzymać, i że nie będę musiał robić kilka razy tego samego. Jasność w poczcie i w głowie: bezcenna J. Oszczędność czasu – w moim przypadku około godziny dziennie. To prawie dzień tygodniowo, a rocznie półtora miesiąca życia, którego nie zmarnuję – czego i Tobie życzę. Powodzenia!

ZADANIA DO WYKONANIA

• Jeśli jeszcze nie masz konta Gmail, załóż je tutaj.
• Jeśli masz, wejdź w „Ustawienia” w prawym górnym rogu panelu Gmail i wykonaj kroki, które tu opisałem. A potem raz na zawsze odetchnij od maili i zajmij się tym, na co naprawdę warto poświęcać swój czas.

---

Jeśli ten tekst pomógł Ci albo zainspirował, podziel się nim z innymi.