Są ludzie, których osiągnięcia imponują i zadajesz sobie pytanie, jak udaje im się aż tyle zrobić. Wszyscy mamy te same 24 godziny na dobę, ale niektórzy najwyraźniej umieją je lepiej wykorzystać. Zobacz, jak planować, aby zrealizować każdy plan.
Streszczenie
- Jak uczy Stephen Covey, „zaczynaj z wizją końca”, czyli mówiąc po ludzku, zaczynaj wiedząc dokładnie, gdzie skończysz. Nie musisz od razu wiedzieć, jak się tam dostać, ale cel musisz widzieć, ZANIM weźmiesz się za działanie.
- Nawet kiedy go widzisz, na pewno pojawi się ileś spraw/rzeczy, które po prostu musisz wykonać niezależnie od wszelkich innych względów. Na przykład, jeśli dzisiaj zaplanowałem pisanie bloga, ale muszę akurat dzisiaj zapłacić ratę kredytu, to musi się w moim planie znaleźć na to miejsce. To kategoria „muszę”.
- Jeśli już zaczęłaś z wizją końca, to masz w głowie, albo bez trudu stworzysz listę kroków, które składają się na drogę do Twojego celu. To „projekty” albo etapy projektu. Skuteczne planowanie, które zapewnia realizację, zawsze obejmuje ustalenie, jakie to kroki, ile czasu każdy z nich zajmie i kiedy oraz w jakiej kolejności je wykonać.
- Byłoby wspaniale, gdyby nasz rozkład dnia zależał tylko od nas, ale rzeczywistość zawsze nas zaskoczy. A to trzeba się zająć nagle czymś, czego nie było w planie, a to zaplanowany krok zajął o wiele więcej czasu, a to coś okazało się trudniejsze, niż się zdawało, a to w końcu czas przeleciał gdzieś przez ręce. Aby takie niespodzianki nie zrujnowały Twojego planu, planuj użycie najwyżej 50% dostępnego czasu. Jeśli zaplanujesz go więcej, szanse na realizację planu drastycznie maleją.
- Ludzie poświęcają wiele energii na planowanie, różne narzędzia do odhaczania, monitorowania itp. A potem jakieś zadanie, albo nieplanowana przeszkoda, wciąga Cię do tego stopnia, że się w tym zatracasz i cały plan zostaje tylko na papierze. Zrób plan, jakikolwiek, a potem SIĘ GO TRZYMAJ 🙂
Całość
Zaczynaj z wizją końca
Zdumiewa mnie, jak często ludzie proszą o radę, jak coś osiągnąć, a kiedy pytam o konkretne oczekiwania co do celu, zaczynają się gubić. Kiedyś odbywałem rozmowę „wychowawczą” z pracownikiem, który notorycznie spóźniał się na spotkania z klientami. Niewiele – parę minut, ale dla klienta, który pędził przez miasto albo przerwał ważne spotkanie, aby się nie spóźnić do nas, to było niedopuszczalne. Mój pracownik z wdziękiem uśmiechał się do mnie i tłumaczył, że on naprawdę się stara, ale jakoś faktycznie często mu to nie wychodzi. Po prostu w jego przypadku inaczej się „nie da”. Powiedziałem wtedy: „OK. A teraz wyobraź sobie, że obiecam Ci, iż jeśli przez następne 30 dni nie spóźnisz się na żadne spotkanie ani minuty, dostaniesz premię 15000 złotych…Dasz radę?” Jeszcze nie skończyłem mówić, kiedy nerwowo się roześmiał i widziałem w jego oczach, że strzał był trafiony. Od razu doskonale wiedział, że kiedy cel był jasno określony, nie miałby żadnego problemu z jego dotrzymaniem. Mimo, że w ogóle nie mówiłem mu, JAK miałby to osiągnąć. Sam by to wiedział.
Po prostu punktualność nie była jego celem. Była dla niego tylko ogólnym kierunkiem, zbyt ogólnym, aby dać mu energię, potrzebną do jej dotrzymania. Kiedy wiesz dokładnie, co konkretnie chcesz osiągnąć, będziesz wiedzieć, jak to zrobić i nic Cię nie powstrzyma.
To muszę
Kiedy planuję swój dzień, jedną z pierwszych rzeczy, które robię – wbrew powszechnym zaleceniom zaczynania od wielkich celów itp. – jest lista spraw, które absolutnie muszę dzisiaj załatwić. Uwaga: to nie znaczy, że od nich zacznę dzień! Ale planowanie rzeczy naprawdę ważnych ułatwia mi pewność, że mój plan się nie rozsypie z powodu jakiegoś pilnego duperela, o którym nie pomyślałem, a który musi dzisiaj się stać.
Dlatego bardzo szybko rzucam na kartkę spis spraw koniecznych na dzisiaj, nie analizując szczegółowo ich rangi. Do kogoś trzeba oddzwonić, coś wysłać, coś tam zapłacić itp. Zajmuje mi to tylko chwilę. Poprzestaję na spisaniu tej listy – zwykle jest na niej 3-5 pozycji, nie więcej. Ustalenie, kiedy się nimi zajmę, przychodzi później – już po zaplanowaniu rzeczy ważnych: czyli tych, które służą realizacji moich własnych, osobistych, najważniejszych celów i wartości. Ale teraz już wiem, że czas, przeznaczony na te ważne rzeczy, będzie pewny.
Jak tam dojdę i ile mi to zajmie
Przez długi czas zdumiewało mnie, jak ogólne pojęcie o tym, ile coś zajmie mi czasu, zmieniało się po przyjrzeniu się etapom składowym tej czynności. Na przykład, mam przygotować ofertę dla klienta. Myślę sobie: dobra, z godzinę, może półtorej. Potem zabieram się do spisania kroków, jakie muszę wykonać, aby to zrealizować: sprawdzić maile od klienta z liczbą uczestników szkolenia, sprawdzić cenniki, coś tam obiecaliśmy z rabatem, pomyśleć, ilu potrzeba ludzi do realizacji tego zlecenia. Nagle okazuje się, że to wszystko jest nie do zrobienia w godzinę, może półtorej. Realnie zajmie ze 3-4 godziny. Wiem jednak, że dzisiaj mogę na to przeznaczyć góra 2 godziny. To znaczy, że oczekiwanie, że oferta dzisiaj będzie gotowa, jest kompletnie nierealne.
Z czasem nabierasz wprawy w ocenie tych kroków. Ważna uwaga: to nie apteka. Nie musisz miligramową wagą odmierzać czasu. Chodzi o to, żeby jednym rzutem oka ocenić, ile i jakie kroki trzeba wykonać, aby konkretny cel osiągnąć, i MNIEJ WIĘCEJ ile czasu na każdy z tych kroków potrzeba. To ogromnie zwiększa realistyczność planu, a przez to szanse, że go zrealizujesz.
Planuj najwyżej 50-60% dostępnego czasu
Genialne w swojej prostocie, a jednak trudne do pokonania psychicznie – bo wolna przestrzeń w kalendarzu kusi. Tymczasem empirycznie przekonałem się, że planowanie nawet tylko 50% czasu to balansowanie na krawędzi realności. Jeśli planujesz więcej niż 50-60% czasu, który teoretycznie masz do dyspozycji, raczej planu nie zrealizujesz. Za dużo po drodze niespodzianek albo spraw, które zajmą więcej czasu, niż miały zająć.
W prostocie piękno: po prostu, planuj tylko 50% czasu, jaki masz. Reszta wypełni się sama.
Last, but not least: trzymaj się planu…
Jest niesamowite, jak trudno jest ludziom stosować proste rozwiązania, bo stale usiłujemy przechytrzyć sami siebie i „przekombinowujemy”. Nie potrafię zliczyć, ale razy zrobiłem sobie dobry plan dnia, albo tygodnia, a potem dałem się porwać biegowi spraw i na koniec dnia okazywało się, że zrobiłem mnóstwo innych rzeczy, zamiast tych zaplanowanych.
Ale kiedy już postanowisz to zmienić i po prostu trzymać się planu, odkryjesz niezwykłą siłę takiego postanowienia. Po zakończeniu takiego dnia będziesz mieć więcej energii do pracy i życia, niż na jego początku. Jim Collins, autor „Good to Great” („Od dobrego do wielkiego”, wydane także po polsku) opisuje tam studium kilkunastu światowych firm, które wielokrotnie przekraczały najlepsze wyniki w swojej branży przez wiele lat i stały się wzorem firm „wielkich” nie tylko rozmiarami. Za sukcesem każdej z nich stała ta sama, konkretna strategia rozwoju. Ale w ramach tych samych badań okazało się także, że jest też spora grupa firm, które wprawdzie nie osiągały aż tak spektakularnych wyników, ale nadal wypadały znacznie powyżej średniej. Co ciekawe, tym razem nie stosowały jakiejś jednej strategii rozwoju, tylko różne. Jednak to, co je łączyło, to fakt, że stosowały konsekwentnie JAKIKOLWIEK plan. Okazuje się, że trzymanie się JAKIEGOKOLWIEK planu, pod warunkiem jego konsekwentnego przestrzegania, daje dużo lepsze rezultaty niż nawet najbardziej energiczny „spontan”.
ZADANIA DO WYKONANIA
Zaplanuj teraz najbliższy dzień tak, aby zrealizować to, co zamierzasz:
- Popatrz na a) swoje życie prywatne i b) swoją pracę/życie zawodowe. Wybierz sobie jeden ważny dla Ciebie cel w którejś z tych sfer.
- Następnie wypisz sobie 3-5 kroków/czynności, które musisz wykonać, aby osiągnąć ten cel.
- Wbuduj przynajmniej jedną z nich w najbliższy dzień. Pamiętaj, aby ocenić, ile to zajmie czasu.
- Wyznacz teraz czas na kategorię „to muszę” dla tego samego dnia. Pamiętaj, że nie musisz zaczynać od nich dnia. Ale czas na nie musi się znaleźć i musisz go sobie wyznaczyć z góry.
- Upewnij się, czy realizacja Twojego planu nie zajmuje więcej niż 50% dostępnego czasu
- TRZYMAJ SIĘ TEGO PLANU i zrób to, co jest w nim zapisane
Jeśli ten tekst pomógł Ci albo zainspirował, podziel się nim z innymi.
Po co komu coaching: